公牍拟制中，有的同志不太注意文种的选择，好比，把“请示”写成了“报告”。“请示”需要上级机关回复，“报告”只需要上级机关阅知即可。名不正则事不顺。如果用错了，请示的问题就可能得不到实时的回应。
在实践中，公牍文种使用过失的情况，主要有以下几类：
缺少文种
规范的公牍题目应当包括发文机关、事由、文种三个要素。一些同志往往只注重事由，把公牍题目写成了新闻题目。如“今年我省高考招生计划逾额完成15%”，这样的题目，作为一则消息是可以的，但如果作为公牍就不敷妥当。因为收文单位很难迅速判断出，你的行文目的是什么，是请示问题照旧提出建议、报告事情。
使用不法定文种
实践中，一些单位不是使用划定的15个文种，而是用总结、要点、计划、计划、安排、纲要、计划、建议、回复、汇报等作为文种。如“关于2015年事情要点”，这样的题目在起草历程中或非正式行文时可以使用，一旦作为公牍印发，就要规范起来，应改为“×××印发《2015年事情要点》的通知”。
文种重叠使用
如“×××关于做好×××事情的请示报告”，这种公牍呈送到上级机关，经办人员就不清楚，是作为一般的阅件处理照旧需要回复�Ａ碛械牡ノ怀鲇谥种挚悸�，故意写成“请示报告”，这样对具体治理人员来说，就更难处理了。同样的过失另有“意见报告”等。又如转发类公牍，因为转发环节较多，会泛起“通知的通知的通知”，其实可以省略中间环节，使用“通知的通知”即可。虽然，文种重叠也有例外情况。“通知”可以和其他文种混淆使用。如，“×××印发《关于深化本市体教结合事情的意见》的通知”。
越级使用划定文种
有的公牍文种的适用规模虽然没有明确划定由哪一级机关使用，但涉及一个使用层级的问题。如党的机关宣布“集会公报”，只能是党的全国代表大会及其中央委员会，地方党组织不可宣布“集会公报”。实践中，有的地方党委全会落幕时也要宣布一个公报，这就逾越了层级。同样的原理，“联合公报”的内容也只能是反应国家外交事宜，地方与地方之间不可宣布“联合公报”。
其他错用文种的情况
除本文开头谈到的“请示”与“报告”错用之外，“请示”“报告”与“函”也容易用错，主要体现是该用“函”的时候使用“请示”“报告”。泛起这种情况的原因，一方面是起草者不清楚这几个文种的使用规范；另一方面是明知差池，不得已而为之，因为这样有利于申请事项获得“绿灯”。日常行文中，确实有不少申请或报告事项因为使用了函却被收文单位退回的现象。原因是这些收文单位往往强调某一事项属于其职权规模内审批的，要求对方单位必须写“请示”。其实，“函”这种公牍也具有请示和报告的功效，完全可以用于请示需要审批的事项。再往深条理讲，两个平级机关或没有隶属关系的机关之间，一家向另一家“请示”，从各方面讲，都是不当当的。
